Conduite et facilitation de réunion
forger les synergies, fédérer les énergies
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“Comme toutes les histoires qui fnissent mal, celle-ci a débuté par une idée simple. “Asseyons-nous et parlons-en” déclara innocemment il y a bien longtemps un individu sur un bureau éclairé à la chandelle… et la réunion était née. De cet humble commencement est né le monstre multi-PowerPoint actuel, le trou noir des journées de travail, suçant le temps précieux et dévorant l’énergie avec ses mâchoires voraces.”1
Les réunions, qui constituent aujourd’hui une des principales frustrations des cadres, les occupent pourtant 1 à 8 heures par semaine. 75 % de ces derniers déclarent qu’elles pourraient considérablement gagner en effcacité. Pour reprendre l’expression de Hubert B. Herring du New York Times, comment transformer ces “trous noirs” en rendez-vous créatifs et stimulants ? Ce programme en 3 jours apportera à chaque organisateur de réunions des solutions innovantes.
1New York Times, June 18th 2006
Conduite et facilitation de réunion
forger les synergies, fédérer les énergies
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Préparation : le Profil de Compétences du Facilitateur
> Questionnaire à 360° base sur les 15 compétences du facilitateur, auxquelles le participant pourra rajouter 5 critères qui lui sont propres. Objectifs : recevoir du feedback sur ses pratiques et construire un plan d’actions personnel afin de maximiser les points forts et résoudre les marges d’amélioration (durant la Journée 3)
Entretien personnel
> Entretien de coaching téléphonique avec le formateur pour clarifier ensemble objectifs et défis personnels du participant – et ainsi optimiser l’impact final du training.
Conférence téléphonique
> Echange collectif autour des progrès réalisés et des difficultés rencontrées
1ère journée : Concevoir et guider
> Lire les besoins :
- Ecouter les autres : manifester curiosité et intérêt, créer la confiance
- Gagner son droit à questionner : l’attitude-médecin
> Poser le décor - créer l’ordre du jour et les objectifs : un pré-requis pour obtenir des résultats
> Elaborer le chemin : concevoir un scenario
> Inaugurer la scène : communication orale – comment inspirer, convaincre et stimuler la prise de mouvements face à de larges audiences
> Inspirer les interactions et présider les réunions
2ème journée : Guider et contrôler
> Récolter le consensus :
- Conduire le processus de décision : la méthode des feux rouge, orange, vert
- Communiquer une décision et faire face aux réactions
> Cadrer les tâches : distribuer les missions
> Contrôler l’exécution :
- Contrôler pour aider et féliciter
- L’entretien de récadrage : comprendre l’intention de l’autre, intervenir, aider et accompagner
> Faire un reporting : produire un compte-rendu écrit et oral pour confirmer les décisions et actions Conférence téléphonique
> Echange collectif autour des progrès réalisés et des difficultés rencontrées
3ème journée : Rapprocher et faciliter
> Etablir des relations positives :
- Faire face aux objections : rechercher l’intention positive
- Reconnaître les tensions et paradoxes : le Modèle de la Double Hélice®
> Guider vers le consensus : décision, accord mutuel, arbitrage
> Co-créer la synthèse : chercher des alliés, gérer les divergences
> Prendre conscience :
- Créer sa propre Matrice de qualités personnelles
- Mettre en place un plan d’action basé sur son Profil de Compétences
> Garantir l’engagement : CICOY et Concret
> Donner et recevoir du feedback
Conduite et facilitation de réunion
forger les synergies, fédérer les énergies
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Le participant développera sa capacité et ses compétences pour devenir “facilitateur” de réunion, quelqu’un qui de façon agréable, exigera de la clarté et saura prendre des décisions fermes. Un “facilitateur” est un leader d’opinions qui saura rester neutre, il partagera les informations pour éviter les incompréhensions.Il réagira en gardant la maîtrise de soi, estimera avec autant de pertinence la qualité que les processus mis en place. Il apprendra à optimiser sa préparation aux réunions, gérera les conflits et les perturbations dans et hors de la salle.
Le programme est construit autour des cinq dimensions du facilitateur :
- L’architecte (conçoit)
- Le modérateur (guide)
- Le meneur (contrôle)
- Le médiateur (rapproche)
- Le coach (facilite)
Pour répondre aux besoins individuels des participants, le training déploie différentes modalités pédagogiques :
- Un test d’évaluation 361° en ligne pour définir le pofilde compétences du facilitateur
- Un entretien personnel entre le participant et son formateur pour déterminer ensembles les objectifs individuels
- Une formation de 3 jours de training sur 6 semaines (2 jours consécutifs suivis de 6 semaines d’application et une dernière journée de formation)
- Une conférence téléphonique entre les journées 1/2 et la journée 3 pour un échange collectif sur les progrès réalisés
